kit outils projet

Mode affichage :

29

L'organigramme d'entreprise

L'organigramme d'entreprise

Présentation

La méthode expliquée

Qu'est-ce qu'un organigramme d'entreprise ?

Les organigrammes sont des représentations graphiques de la structure interne de l'organisation de l'entreprise. L'apparence générale est la forme d'un arbre sur lequel sont positionnées les personnes travaillant dans la société. Le contenu de l'organigramme d'entreprise peut varier mais on retrouvera généralement le nom et le prénom de la personne, sa photo et le poste qu'elle occupe. L'organigramme étant par nature une représentation changeante, il est important de noter la date de mise à jour.

Les origines de l'organigramme

C'est en 1855 que l'on retrouve la trace du premier organigramme. Il a été imaginé par Daniel McCallum pour décrire l'organisation des chemins de fer. L'objectif était de montrer la division des tâches administratives.

Les types d'organigrammes.

L'organigramme hiérarchique.

L'organigramme le plus répandu est l'organigramme hiérarchique.

  • Les personnes au sommet de l'organigramme ont plus de responsabilités que celles au-dessous.
  • Les traits entre les personnes représentent les liens hiérarchiques. En général les personnes au-dessus encadrent le groupe de personnes au-dessous.

L'organigramme matriciel

Ces organigrammes matriciels sont particulièrement utilisés pour les entreprises qui pilotent leurs activités sous forme de projets. Dans ce cas-là, il y a plusieurs managers par personne. Un manager hiérarchique qui est au-dessus de la personne qui est encadrée et un manager fonctionnel pour le pilotage du projet. Ce type d'organigramme peut être très efficace en mettant en avant la coopération mais il faut faire attention à la confusion que peut amener le double management et aux éventuels conflits d'intérêts.

Ce que l'organigramme d’entreprise n'est pas.

  • L'organigramme ne met pas en évidence le style de management de l'organisation, elle montre uniquement les liens d'autorité.

  • L'organigramme ne montre pas les liens informels entre les personnes.

  • L'organigramme ne montre pas les liens sociaux entre les personnes.

  • L'organigramme n'explique pas l'organisation de l'entreprise. Pour cela il faut davantage se tourner vers les processus qui donnent la vraie image de l'organisation de l'entreprise.

Objectif

Ce que l'outil peut apporter

Pourquoi utiliser des organigrammes ?

Les organigrammes permettent de rendre très clairs les liens d'autorité entre les personnes. C'est une vision très militaire de l'organisation de l'entreprise. La force de ces représentations est la clarté et la stabilité.

Dans quel contexte utiliser les organigrammes ?

Pour la gestion des activités au quotidien.

Chaque employé peut identifier qui est le responsable d'autres employés. il peut identifier quel service contacter pour un sujet donné. Les photos permettent de reconnaître facilement les personnes lorsqu'on les croise dans les couloirs.

Pour les réorganisations d'entreprise

Le but des réorganisations est de placer chaque individu à une place où il pourra exprimer au mieux ses talents. Les organigrammes permettent de faire des simulations rapides afin d'identifier ce qui est le plus efficace globalement.

Pour les recrutements

L'organigramme est souvent l'un des premiers schémas que l'on montre au nouvel arrivé pour lui expliquer le fonctionnement global de l'entreprise et lui indiquer quelle est sa position dans l'organisation.

Pour la constitution d'équipes de projet

Les chefs de projet pourront identifier facilement les talents dont ils ont besoin pour mener à bien leurs projets.

Pour la veille concurrentielle

L'organigramme d'une entreprise peut-être un outil de veille de la concurrence, car de sa lecture peuvent être déduites les orientations stratégiques de l'entreprise à moyen terme. Des métiers placés au sommet de la hiérarchie manifestent probablement la volonté de l'entreprise de porter une grande attention à ceux-ci. Cela signifie que les activités qui sont réalisé par ces personnes sont de grande importance et que la direction souhaite avoir une supervision fine dessus. Les organigrammes des entreprises sont parfois publiques et il est aujourd’hui tout à fait possible de reconstituer ces organigrammes à l'aide de linkedin.

Mode d'emploi

Etapes et conseils d'utilisation

Comment dessiner un organigramme ?

  1. Définir un périmètre

Il n'est pas toujours utile d'avoir un organigramme complet de l'organisation. pour les besoins d'un projet ou d'un plan d'action en particulier un organigramme limité et synthétique sera plus efficace.

  1. Définir un objectif

Comme on dit trop d'information tue l'information. Il faut donc préciser quel est exactement le besoin de représentation dans le contexte donné. Est-ce que vous voulez que les personnes se reconnaissent ? Si oui, il faudra mettre en évidence les photos et les noms.

Est-ce que vous voulez définir précisément les périmètres de responsabilité ? Si tel est le cas, il sera intéressant d'ajouter le rôle de chacun en plus des fonctions qu'ils occupent en temps normal. Pour cela il est possible de coupler l'organigramme avec les lettres du RACI ( Responsible, Accountable, Consulted, Informed )

Il faut indiquer les informations pertinentes mais surtout pas toutes les informations sur l'organigramme.

  1. Déterminer le support de diffusion

Vous pouvez utiliser le système digitalisé de l'entreprise si celui-ci répond à votre besoin ou créer un organigramme de toutes pièces avec les outils en ligne ou les outils traditionnels de la suite Office. Par exemple, un organigramme se fait très bien avec PowerPoint.

  1. Créer l'organigramme
  2. Mettre en place l'organisation de maintien à jour

Le maintien à jour de l'organigramme est un rôle clé des ressources humaines. Il faut donc attribuer des ressources et les rôles en conséquence.

A quoi faut-il faire attention lorsqu'on réalise un organigramme d’entreprise ?

Il faut faire attention à:

  • la gestion des mises à jour de l'organigramme qui doit être très rapide lorsqu' intervient un changement. Pour les grosses structures il sera intéressant d'avoir un organigramme digitalisé pour faciliter les mises à jour et l'accessibilité du document.
  • la confidentialité des organigrammes temporaires qui sont créés dans les contextes de réorganisation.
  • ne pas mettre en place une organisation pour des personnes mais bien pour des rôles. En effet les personnes partent mais les activités restent.

Quels sont les outils de création d'organigramme ?

Les outils en ligne de création d'un organigramme d’entreprise

Les outils en ligne sont nombreux. Il est certain que vous trouverez un outil répondant à vos besoins. On citera les plus connus tels que :

Les avantages des logiciels de création d'organigramme.

  • Rapide à prendre en main
  • La disponibilité de modèle permet de passer plus de temps sur le fond et moins sur la forme. Ainsi il n'est pas nécessaire de faire appel à un graphiste pour avoir un rendu très satisfaisant.
  • Ils permettent de fournir des vues adaptées aux besoins des différents services de l'entreprise
  • Il est possible de consulter les organigrammes sur différents types d’appareils : mobiles, tablettes, ordinateurs.

Les outils office permettant de créer un organigramme

La plupart des outils Office permettent de créer des organigrammes au travers d'outils intégrés tel que l’outil intégré SmartArt. Il est disponible dans Word, Excel et PowerPoint.

Pour cela, allez dans l'onglet Insertion, cliquez sur SmartArt. Cliquez ensuite sur Hiérarchie, choisissez une disposition d'organigramme puis cliquez sur OK.

Cet outil fonctionne très bien pour de petits organigrammes (Pour 10 personnes environ). Il est illusoire de restituer un organigramme d'une entreprise de 300 personnes avec cet outil.

La suite Microsoft Office a des outils plus dédiés à la création d'un organigramme tel que Mindjet mindmanager et Visio.

Microsoft propose également un outil dédié à la création d'annuaire d'entreprise : Mozzaik365. Ses fonctionnalités vont bien au-delà de la simple représentation graphique.