Présentation

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower est un outil de gestion permettant de classer les tâches et de hiérarchiser par criticité. Cet outil transformera vos listes tâches séquentielles en une représentation visuel des tâches qui seront non seulement ordonné par priorité mais également associé à un mode de traitement recommandé.

La matrice d'Eisenhower

«J'ai deux types de problèmes, l'urgent et l'important. L'urgent n'est pas important et l'important n'est jamais urgent.»

Citation de Dwight D. Eisenhower

Les inventeurs de la matrice d'Eisenhower

Les inventeurs de la matrice d'Eisenhower sont Dwight Eisenhower et Stephen Covey.

Qui était Dwight Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower a été inventé par 34ème président des Etats-Unis Dwight Eisenhower.

Avant d’être président, il fut Etat-Major et commandant suprême des Forces armées des Etats-Unis. Pendant toute sa carrière, Eisenhower fit preuve d’une incroyable capacité à rester efficace et ce pendant 2 périodes particulièrement difficiles de l’histoire : la 2nd guerre mondiale et la guerre froide. Il a même été l'un des principaux acteurs du débarquement en Normandie. Son efficacité remarquable s’explique en partie par sa hiérarchisation des priorités en fonction de l'importance et de l'urgence. Dwight prenait continuellement des décisions difficiles sur les nombreuses tâches sur lesquelles il devait se concentrer chaque jour.

Eisenhower était reconnu pour avoir une organisation du temps proche de la perfection.

Qui était Stephen Covey ?

La version moderne de la matrice d'Eisenhower a été imaginé par Stephen Covey, qui était un grand homme d'affaire et conférencier américain. Pour trouver la trace de cet outil il faut lire son livre "les sept habitudes des gens efficaces".

Importance et urgence

La notion d'importance

Pour savoir ce qui est important il faut s'intéresser à vos objectifs personnels et professionnels. Il faut également connaître parfaitement les objectifs de l'organisation pour laquelle vous travaillez. Toutes les tâches qui contribuent à l'atteinte de vos objectifs sont des tâches qui sont considérées comme importantes.

La notion d'urgence

La notion d'urgence est directement lié à la notion de temps et particulièrement à la proximité de l'échéance. Pour évaluer un degré d'urgence il faut considéré la proximité de l'échéance et la durée de la tâche.

Le grand principe

Le grand principe : Il faut toujours privilégier l'important à l'urgent. L'urgence est une notion qui a beaucoup d'influence sur notre cerveau. Il faut donc lutter contre ce réflexe naturel.

La structure de la matrice d'Eisenhower

La matrice a deux axes : l'axe de l'importance et l'axe de l'urgence. Aux croisement de ces axes se trouvent quatre cadrant qui accueilleront les tâches. Chaque cadran correspond à un mode d'action à privilégier pour le traitement des tâches.

  • Cadran n°1 : Les tâches dans le cadran important / urgent sont effectuées immédiatement et personnellement. Par exemple : crises, délais, problèmes, le feu dans votre cuisine.
  • Cadran n°2 : Les tâches dans le cadran important / non urgent doivent être planifié pour un développement à long terme. Par exemple : projet, loisirs.
  • Cadran n°3 : Les tâches dans le cadran sans importance / urgent sont déléguées. Par exemple: distraction, interruptions.
  • Cadran n°4 : Les tâches dans le cadran sans importance / non urgent sont supprimées. Par exemple: perte de temps, activités agréables, anecdotes.

Objectif

Pourquoi utiliser la matrice d'Eisenhower?

La matrice d'Eisenhower permet d'organiser efficacement toutes ses actions en les priorisant les unes par rapport aux autres.

C'est une des méthodes de gestion du temps la plus connue. 

La matrice d'Eisenhower est très simple d'utilisation elle permet de projeter les sujets sur un support papier ou informatique. La création d'une matrice d'Eisenhower est très simple est-ce qu'il suffit de faire 4 cadrans. Elle peut facilement se griffonner sur un coin de nappe ou sur un bloc-notes.

Elle rend plus efficace hiérarchisation des tâches des cadrans à réaliser libérant la mémoire vive de l'utilisateur.

Qu'est ce que l'utilisation de la matrice va changer pour vous ?

Vous serez plus agile lorsque de nouveaux événement surviendront. En intégrant les tâches qui leurs sont liées dans la matrice, ces nouvelles tâche seront tout de suite relativiser par rapport aux autres tâche déjà présentes.

Vous optimiserez davantage vos ressource de temps.

Vos choix seront confortés. Votre confiance dans le bien-fonde de vos activités sera plus grand, car vous saurez que vous les aurez fait de façon rationnel.

Mise en situation

Nous sommes vendredi soir, la veille de vacance. Il reste deux heures avant avant la fermeture des portes et à l'évidence vous ne pourrez pas traiter la pile de dossier qui s'amasse sur votre bureau. Qu'allez-vous faire ? Grâce à la matrice, en quelques minutes, vous allez organiser les tâches en fonction de leur criticité. D'un seul coup tout devient plus claire, les taches essentiels sont dans le cadrant numéro 1. C'est celles-ci que vous allez traiter.

Mode d'emploi

Comment utiliser la matrice d'Eisenhower ?

A qui déléguer lorsque nous ne sommes pas manager ?

Ce n'est pas pas un problème, la délégation ne se fait pas toujours d'un supérieur à un subordonné. Vous pouvez déléguer à vos amis, à vos collègue ou à toute personne intéressé par la tâche. Si la tâche n'a pas d'intérêt pour vous elle peut en avoir pour d'autres personnes. Bien sûr, il ne s'agit pas de lancer la patate chaude à quelqu'un d'autre. Si la tâche est désagréable, vous devez prendre votre part de labeur réaliser celle-ci sans sourciller. Si le nombre de ces tâches "ingrates" sont nombreuses veillez à un équilibre de répartition dans le groupe.

Est-ce que tout ce qui occupe notre journée doit forcément être utile ?

Est-ce que tout est question de productivité ?

La réponse à cette question est oui. Mais attention, s'octroyer du loisir fait partie des activités de productivité. Je m'explique. Nous avons tous une capacité d'énergie limitée. Pour ressourcer cette énergie, il fait s'octroyer des loisir et du repos. Ces activités sont donc aussi importante que le reste. Si vous considérer que surfer sur internet est important pour vous, pour vous ressourcer alors vous pouvez placer cette activité dans le cadran 1.

Exemples

Exemple matrice d'Eisenhower

Dans cet exemple de matrice d'Eisenhower, vous identifier tout de suite quelle serait vos deux tâche essentiel de la journée : Revoir le rapport et aller chez le dentiste. S'il ne devait y avoir que deux chose à faire aujourd'hui ce serait ces deux là. Donc réalisez-les tout de suite. Vous allez pouvoir planifier dans votre agenda la partie de Tennis, et les cours d'anglais et la définition des objectif de l'année prochaine. Vous allez pouvoir déléguer ou réaliser les tâches de réponses à l'e-mail, de consultation du menu, d'achat de billets et de formation. Supprimer les tâche du dernier cadran. Vous allez tout simplement ne pas allez surfer sur le net ou sur les réseaux sociaux et na pas changer la photo de bureau.