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La matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower

Présentation

La méthode expliquée

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower est un outil de gestion permettant de classer les tâches et de hiérarchiser par criticité. Cet outil transformera vos listes de tâches séquentielles en une représentation visuelle des tâches qui seront non seulement ordonnées par priorité mais également associées à un mode de traitement recommandé.

La matrice d'Eisenhower

«J'ai deux types de problèmes, l'urgent et l'important. L'urgent n'est pas important et l'important n'est jamais urgent.»

Citation de Dwight D. Eisenhower

Les inventeurs de la matrice d'Eisenhower

Les inventeurs de la matrice d'Eisenhower sont Dwight Eisenhower et Stephen Covey.

Qui était Dwight Eisenhower ?

La matrice d'Eisenhower a été inventée par le 34ème président des Etats-Unis Dwight Eisenhower.

Avant d’être président, il fut Etat-Major et commandant suprême des Forces armées des États-Unis. Pendant toute sa carrière, Eisenhower fit preuve d’une incroyable capacité à rester efficace et ce pendant 2 périodes particulièrement difficiles de l’histoire : la seconde guerre mondiale et la guerre froide. Il a même été l'un des principaux acteurs du débarquement en Normandie. Son efficacité remarquable s’explique en partie par sa hiérarchisation des priorités en fonction de l'importance et de l'urgence. Dwight prenait continuellement des décisions difficilesen rapport aux nombreuses tâches sur lesquelles il devait se concentrer chaque jour.

Eisenhower était reconnu pour avoir une organisation du temps proche de la perfection.

Qui était Stephen Covey ?

La version moderne de la matrice d'Eisenhower a été imaginée par Stephen Covey, qui était un grand homme d'affaires et conférencier américain. Pour trouver des informations cet outil, il faut lire son livre "Les sept habitudes des gens efficaces".

Importance et urgence

La notion d'importance

Pour savoir ce qui est important il faut s'intéresser à vos objectifs personnels et professionnels. Il faut également connaître parfaitement les objectifs de l'organisation pour laquelle vous travaillez. Toutes les tâches qui contribuent à l'atteinte de vos objectifs sont des tâches qui sont considérées comme importantes.

La notion d'urgence

La notion d'urgence est directement liée à la notion de temps et particulièrement à la proximité de l'échéance. Pour évaluer un degré d'urgence il faut considérer la proximité de l'échéance et la durée de la tâche.

Le grand principe

Le grand principe : il faut toujours privilégier l'important à l'urgent. L'urgence est une notion qui a beaucoup d'influence sur notre cerveau. Il faut donc lutter contre ce réflexe naturel.

La structure de la matrice d'Eisenhower

La matrice a deux axes : l'axe de l'importance et l'axe de l'urgence. Au croisement de ces axes se trouvent quatre cadrans qui accueilleront les tâches.

Chaque cadran correspond à un mode d'action à privilégier pour le traitement des tâches.

  • Cadran n°1 : Les tâches dans le cadran important / urgent sont effectuées immédiatement et personnellement. Par exemple : crises, délais, problèmes, le feu dans votre cuisine.
  • Cadran n°2 : Les tâches dans le cadran important / non urgent doivent être planifiées pour un développement à long terme. Par exemple: projet, loisirs.
  • Cadran n°3 : Les tâches dans le cadran sans importance / urgent sont déléguées. Par exemple: distraction, interruptions.
  • Cadran n°4 : Les tâches dans le cadran sans importance / non urgent sont supprimées. Par exemple: perte de temps, activités agréables, anecdotes.

Objectif

Ce que l'outil peut apporter

Pourquoi utiliser la matrice d'Eisenhower?

La matrice d'Eisenhower permet d'organiser efficacement toutes ses actions en les priorisant les unes par rapport aux autres.

C'est une des méthodes de gestion du temps la plus connue.

La matrice d'Eisenhower est très simple d'utilisation elle permet de projeter les sujets sur un support papier ou informatique. La création d'une matrice d'Eisenhower est très simple puisqu'il suffit de faire 4 cadrans. Elle peut facilement se griffonner sur un coin de nappe ou sur un bloc-notes.

Elle rend plus efficace hiérarchisation des tâches des cadrans à réaliser, libérant ainsi la mémoire vive de l'utilisateur.

Qu'est-ce que l'utilisation de la matrice va changer pour vous ?

Vous serez plus agile lorsque de nouveaux événements surviendront. En intégrant les tâches qui leurs sont liées dans la matrice, ces nouvelles tâches seront tout de suite à relativiser par rapport aux autres tâches déjà présentes.

Vous optimiserez davantage vos ressources de temps.

Vos choix seront confortés. Votre confiance dans le bien-fondé de vos activités sera plus grand, car vous saurez que vous les aurez faites de façon rationnelle.

Mise en situation

Nous sommes vendredi soir, la veille des vacances. Il reste deux heures avant avant la fermeture des portes et à l'évidence vous ne pourrez pas traiter la pile de dossiers qui s'amassent sur votre bureau. Qu'allez-vous faire ?

Grâce à la matrice, en quelques minutes, vous allez organiser les tâches en fonction de leur criticité. D'un seul coup tout devient plus clair, les tâches essentielles sont dans le cadrant numéro 1. C'est celles-ci que vous allez traiter.

Mode d'emploi

Etapes et conseils d'utilisation

Comment utiliser la matrice d'Eisenhower ?

A qui déléguer lorsque nous ne sommes pas manager ?

Ce n'est pas un problème, la délégation ne se fait pas toujours d'un supérieur à un subordonné. Vous pouvez déléguer à vos amis, à vos collègues ou à toute personne intéressée par la tâche. Si la tâche n'a pas d'intérêt pour vous, elle peut en avoir pour d'autres personnes. Bien sûr, il ne s'agit pas de lancer la patate chaude à quelqu'un d'autre. Si la tâche est désagréable, vous devez prendre votre part de labeur pour réaliser celle-ci sans sourciller. Si le nombre de ces tâches "ingrates" est important, veillez à un équilibre de répartition dans le groupe.

Est-ce que tout ce qui occupe notre journée doit forcément être utile ?

Est-ce que tout est question de productivité ?

La réponse à cette question est oui. Mais attention, s'octroyer du loisir fait partie des activités de productivité. Je m'explique. Nous avons tous une capacité d'énergie limitée. Pour renforcer cette énergie, il faut s'octroyer des loisirs et du repos. Ces activités sont donc aussi importantes que le reste. Si vous considérez que surfer sur internet est important pour vous ressourcer, alors vous pouvez placer cette activité dans le cadran 1.

Exemples

Des exemples pour comprendre plus vite...

Exemple matrice d'Eisenhower

Dans cet exemple de matrice d'Eisenhower, vous identifierez tout de suite quelles seraient vos deux tâches essentielles de la journée: revoir le rapport et aller chez le dentiste. S'il ne devait y avoir que deux choses à faire aujourd'hui ce serait ces deux là. Donc réalisez-les tout de suite. Vous allez pouvoir planifier dans votre agenda la partie de tennis, les cours d'anglais et la définition des objectifs de l'année prochaine. Vous allez pouvoir déléguer ou réaliser les tâches de réponse au mail, de consultation du menu, d'achat de billets et de formation.

Supprimer les tâches du dernier cadran. Vous allez tout simplement ne pas aller surfer sur le net ou sur les réseaux sociaux et ne pas changer la photo de bureau.