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Nicolas DEROBERT
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Le plan d'action acier
A quoi sert l'outil ?
Qu'est-ce que la méthode ACIER ?
La plan d'action ACIER est un outil pour définir un plan d'action efficace.
- C'est un moyen mnémotechnique pour se souvenir des éléments importants d'un plan d'action
Quel est la forme du plan d'action ?
- C'est une représentation sous forme de tableau.
Il permet de passer des paroles aux actes en séquençant les actions et en leur attribuant des moyens.
A quoi correspond l'acronyme ACIER ?
L' acronyme A.C.I.E.R est décomposé selon les modalités suivantes :
Action Complète
L'action est écrite à l'impératif. Une action complète comprend:
- les opérations à effectuer ( verbe d'action )
- l'objet sur lequel est opéré l'action. "Remplacer les ampoules incandescentes par des ampoules led modèle E23"
Il est possible d'ajouter des colonnes pour préciser l'action avec:
- le domaine d'application avec un niveau de détail suffisant afin d'éviter toutes confusions.
- Exemple : "du bâtiment A"
- le résultat attendu
- Exemple : "Toutes les ampoules sont remplacées à l'exception de l'ampoule du hall d'entrée"
Identifiée
La responsabilité de chacun doit être identifiée. C'est le fameux : "Qui fait quoi" .
Une seule personne doit être affectée à une action. Le risque si plusieurs personnes sont désignées, c'est qu'aucune de ces personnes ne se sente en responsabilité (c'est l'image du bâton de relais que personne ne prend) Si la personne affectée à l'action n'est pas celle qui opère l'action, elle aura, tout du moins, la responsabilité de relayer l'action auprès de celles qui sont concernées et de s'assurer de la mise en œuvre effective de l'action.
Echéancée
A minima la date de fin doit être définie.
En complément, il est possible d'ajouter :
- une date de début pour compléter la caractérisation temporelle de l'action.
- la durée théorique de l'action.
Projection temporelle complète
Réaliste
Il est nécessaire de s'assurer de la disponibilité des ressources pour la durée de l'opération.
Il faut être très vigilant sur ce point sous peine de voir échouer le plan d'action tout entier.
Les ressources de temps :
Il faut distinguer :
- la charge de travail qu'il faut engager pour la réalisation de l'action (lié au temps d'exécution)
- Le moment où il est nécessaire d'engager l'action et sa durée (lié au temps de passage)
Cette distinction permet de sortir de l'impasse du "je n'ai pas le temps" par une clarification des contraintes qui reposent sur le responsable de l'action. Cela permettra par exemple de déplacer le démarrage de l'action, ou de déléguer à une autre personne la responsabilité de l'action. A l'extrême il est tout à fait envisageable d'annuler la mise en œuvre du plan d'action dès sa création. Si aucune solution n'existe pour résoudre un problème de ressource goulot à court terme, il est préférable de ne, tout simplement, pas engager d'actions du tout à court terme. Cela évitera ainsi de consommer des ressources chez les autres personnes impliquées sans qu'il y ait de résultats à la clé. En effet, il est impératif que tous les voyants des ressources soient au vert pour toutes les actions du plan d'action pour engager celui-ci. Cela ne sert à rien de passer en force. C'est d'ailleurs tout l'intérêt du plan d'action que d'anticiper les contraintes.
Les ressources de moyen :
La disponibilité des moyens est essentielle à la concrétisation des actions. Si tel n'est pas le cas, il y a une forte probabilité de retard du à un fonctionnement en mode dégradé. Cela peut être des moyens physiques ou financiers. Cela peut être également de l'information.
les colonnes du plan d'action en synthèse
Cette fiche résume l'ensemble des informations utiles à la mise en œuvre d'actions.
- Domaine
- Numéro
- Intitulé de l'action
- Résultat attendu
- Qui exécute ?
- Avec quelles ressources ?
- Délai (début et fin)
- Statut
Spécificité dans une situation de résolution de problème
Si un problème est traité avec un plan d'action ACIER, il est nécessaire d'aller un peu plus loin dans le suivi. En plus du statut qui permet de valider que l'action a bien été effectué il est possible d'ajouter une colonne appellée : "Efficacité de l'action vérifiée". Dans cette colonne il s'agit renseigner si l'action corrective a bel et bien portée ses fruits en résolvant le problème. Cette vérification est différée jusqu'à ce que le processus présentant le problème se déroule à nouveau.
Pourquoi utiliser l'outil ?
Objectif du vote
Le vote est un très bon outil pour prendre des décisions lorsque le groupe n'adhère pas entièrement à une idée. Par exemple, le choix du problème, le choix de la cause, le choix d'une solution...
Avantage du l'outil du vote comme outil de prise dé décision
Le vote a plusieurs avantages :
- Meilleure probabilité de choisir la meilleure option possible
( Attention toutefois, un expert du domaine peut parfois prendre une décision plus pertinente que 100 personnes inexpérimentées)
- Meilleure adhésion à la décision, ce qui facilitera sa mise en application ultérieure
Avantage du vote pondéré
L'avantage du vote pondéré par rapport à un vote standard est qu'il tient compte de l'intensité des préférences ce qui n'est pas le cas du vote traditionnelle. Le vote pondéré permet l'expression d'un choix nuancé.
Quand privilégier l'utilisation du vote pondéré ?
- Lorsque les enjeux sont importants. En effet le vote a un coût en ressource, il faut donc l'utiliser à bon escient
- Lorsque aucun expert n'est disponible pour donner une opinion éclairée
- Lorsque trop d'experts sont réunis et que ceux-ci ne partagent pas le même avis. Il faut alors les faire voter.
- Lorsque l’adhésion est un élément important pour la réussite d'un changement.
Des exemples pour comprendre plus vite...
Exemple de fiche action
- un chef de projet a pour mission de diminuer la consommation d'énergie de son entreprise.
- après plusieurs séances de cadrage de projet il procède à la réalisation du plan d'action suivant :
Etapes et conseils d'utilisation
Comment utiliser le plan d'action ?
Le plan d'action ACIER
Le plan d'action ACIER pour la résolution de problèmes
Les types d'actions
Il est intéressant de classer les actions par typologie de sécurisation, curatives, préventives...
Comment bien utiliser un plan d'action ?
S'assurer de l'Appropriation: Les personnes en charge des fiches actions doivent être convaincues du bien-fondé de l'action.
Le sens du plan d'action doit être clair. Un objectif global doit être défini et le lien de contribution entre le plan d'action et l'objectif global doit être clairement établi et communiqué.
Le plan d'action doit être accessible à toutes les personnes concernées. Il peut prendre la forme de fiches.
Un responsable du plan d'action devra être défini pour assurer la coordination des actions et le suivi des dérives.
Les moyens de suivi des plans d'action
De nombreux moyens sont disponibles :