Présentation

Qu'est-ce que l'outil des 5 pourquoi ?

Cette méthode consiste à se poser la question "Pourquoi ?" cinq fois de suite. Elle est essentiellement destinée à l'analyse des causes racines des problèmes.

Pourquoi le nombre de cinq ?

Car il faut généralement cinq itérations de questionnement de «Pourquoi» pour trouver la cause racine d'un problème afin de le résoudre efficacement. Il s'agit d'une moyenne, vous pouvez vous arrêter avant ou après. L'objectif est d'aller suffisamment loin pour identifier une cause sur laquelle on peut agir pour traiter durablement le problème. L'outil des 5 pourquoi est parfois appelé méthode des 5 pourquoi. Cette méthode a été créée par Sakichi Toyoda, le fondateur de Toyota.

Avantages et limites de l'outil des 5 pourquoi

Poser la question du pourquoi des choses pourrait être perçu comme intrusif car cela peut être vécu comme une pression qui pousse la personne à se justifier. Le pourquoi ne cherche pas un coupable, le pourquoi cherche une cause.

Version avancée des 5 pourquoi

Dans sa version la plus simple, la méthode 5 pourquoi est efficace, mais peuvent se révéler insuffisantes pour décrire la chaîne de causalité d'un système plus complexe. Par exemple, on pourra creuser deux causes en parallèle.

Ce système permet de constater la présence de plusieurs causes racines. Ce diagramme est proche de l'arbre de défaillance.

Classification des causes

Classer les causes en fonction de leur position dans la chaîne de causalité

Il faut distinguer les causes intermédiaires des causes racines. Les causes intermédiaires ne sont qu'un symptôme. Par exemple, avoir de la température et avoir le nez bouché ne sont que des causes intermédiaires qui expliquent que l'enfant se sente malade. La cause racine est le virus de la grippe, voire même un mauvais système immunitaire. Agir sur les causes intermédiaires ne va pas permettre de résoudre le problème, tout au plus cela va atténuer les symptômes. On parlera alors d'actions palliatives. Seule une action sur les causes racines aura un résultat durable. On pourra par exemple agir sur l'apparition de grippe à l'aide d'un vaccin ou par un une hygiène de vie favorisant le système immunitaire.

Classer les causes en fonction de leur probabilité

  • Toutes les causes ne doivent pas être considérée de la même manière !

Lorsque l'on est face à une cause, il est intéressant de la classer en fonction du degré de confiance que l'on a quant à sa réalité. Une cause pourra être considérée comme cause possible. Elle pourra être considérée comme probable si des éléments significatifs viennent confirmer son implication.

Comment passé d'un niveau de probabilité à l'autre ?
  • Les causes possibles sont généralement identifiées à l'aide de techniques d'idéation tel que le brainstorming.
  • Les causes probables sont formulées généralement par les experts du domaine
  • Les causes avérées sont des causes dont une démonstration formelle a été faite quant à sa réelle implication dans le phénomène observée.

Les 5 pourquoi permettent d'analyser les effets

L'usage des 5 pourquoi ne se limite pas à l'analyse des causes. Il est aussi adapter pour analyser l'impact des effets d'un problème.

Objectif

Pourquoi utiliser le 5 pourquoi ?

  • C'est sans doute l'outil le plus simple de la panoplie des outils d’amélioration
  • Il est très rapide à mettre en œuvre.
  • Il a un très bon ROI : Avec peu d'investissement vous pouvez déclencher des changements majeurs.
  • Il permet de dépasser les hypothèses qui sont en surface. En faisant cela, cela vous permet d'éviter des fausses pistes et donc de gagner un temps et une énergie précieuse dans toutes vos démarches de progrès.
  • Cela peut favoriser le travail d'équipe et la vision/compréhension commune d'un problème.

Dans quels contextes utiliser le 5 pourquoi ?

L'application de cette méthode est très large. Elle peut être utilisée à n'importe quelle occasion lorsque l'on veut comprendre un phénomène ou un comportement et donner du sens à un événement.

Utiliser les 5 pourquoi pour résoudre un problème

Elle peut s'utiliser pour la résolution de problème pour :

  • Identifier l’ensemble des causes racines
  • Relativiser les effets des problèmes.

Dans le cadre d'une résolution de problème, les 5 pourquoi seront souvent utilisés après avoir réalisé un diagramme de causes à effet. Dans ce contexte, cet outil permet de transformer la catégorisation des causes : causes possibles qui peuvent devenir des causes actionnables. (Cause racines sur lesquelles on peut agir )

En posant cinq fois la question du "pourquoi", on mettra en évidence les causes du problème. Dans ce contexte, l'objectif ultime est la recherche de la "Cause racine".

Analyse marketing : questionner les valeurs d’une entreprise

Dans le domaine du marketing elle permettra aux dirigeants de questionner la nature du produit vendu par l'entreprise pour découvrir à quel besoins de haut niveaux les produits répondent.

Organisation personnelle : questionner vos habitudes et vos priorités

Dans le registre du développement personnel, il peut même s'utiliser pour questionner vos habitudes.

Astuce : Après une petite période d'utilisation, il peut même devenir pour vous un réflexe intérieur pour clarifier vos intentions et les intentions des autres de façon quasi automatique.

Quand utiliser les 5 pourquoi ?

Utiliser les 5 pourquoi pour analyser les effets

Il peut également être utilisé pour comprendre les effets d'un problème Dans ce contexte, il servira à questionner plus finement pourquoi les effets d'un problème sont impactant.

Cet outil permet de mieux comprendre les effets d'un problème

Utiliser les 5 pourquoi pour analyser les causes

Cet outil permet de chercher en profondeur les causes qui expliquent l'apparition d'un problème. Bien souvent, la cause en surface n'est que la conséquence d'autres dysfonctionnements sous-jacents. Les 5 pourquoi permettent d'aller à la source.

Mode d'emploi

Comment utiliser la méthode des 5 pourquoi ?

Utilisation des 5 pourquoi en groupe de travail

  1. Expliquez le processus à l'équipe. Faites-leur savoir comment cet exercice fonctionne au cas où quelqu'un ne le connaîtrait pas .

  2. Identifiez clairement le problème. Assurez-vous que tout le monde a la même compréhension et est d'accord avec le problème que vous essayez de résoudre. Pour définir le problème vous pouvez utiliser le QQOQCP. Si besoin, Notez le problème pour que tout le monde puisse le voir.

  3. Demandez pourquoi une première fois au groupe. "Pourquoi ce problème est-il survenu ? "

  4. Posez la question pourquoi autant de fois que nécessaire.

    Note : C'est une règle de base. Si vous arrivez à une cause racine sur laquelle tout le monde est d'accord sur quatre questions, vous pouvez vous arrêter. S'il faut encore plusieurs fois pour trouver une véritable racine, vous pouvez ajouter un ou deux niveaux supplémentaires.

  5. Identifiez une solution. Maintenant que vous avez identifié la cause première, vous avez un levier d'action, ainsi, vous pouvez trouver une solution qui s’attaque à la cause racine. Déterminez comment vous allez résoudre le problème.

Exemples

Exemple de 5 pourquoi

Exemple 1 : La machine a fabriqué des pièces non-conformes

Exemple utilisation des 5 pourquoi pour rechercher les causes d'un problème. Le problème ( son effet ) est qu'une machine a fabriqué des pièces non-conformes. En questionnant le personnel, l'animateur de résolution de problème va déterminé que la cause est que la machine est déréglée. A ce stade, on pourrait se dire que la façon la plus évidente pour résoudre le problème est de réglé la machine. Mais est-ce que cela va permettre de résoudre durablement le problème. Il y a de forte chance que non. C'est là que les 5 pourquoi entre en jeux. Successivement, il ser déterminé que le déréglage est due au fait que la maintenance n’a pas été effectuée sur un organe critique de la machine. Cela est du au fait que la personne en charge de la maintenance ne savait pas que cet organe devait être remplacé. Cela est du au fait que le nouveau personnel en charge de la maintenance de la machine n’a pas été formé. Finalement, l'animateur conclut que la cause racine est que les connaissances sur le fonctionnement de la machine n’ont pas été formalisées.

L'animateur se pose ensuite la question de savoir pourquoi la non-conformité n'a pas été détecté plus tôt. Il ouvre une nouvelle branche de cause. Cela est du au fait que le dispositif de contrôle n’est pas efficace. Finalement, l'animateur conclut que la fréquence de contrôle n’est pas adaptée au risque de dérive du process.

Exemple 2 : Le vrai besoin

Exemple utilisation des 5 pourquoi pour analyser l'impact des effets d'un problème. Le problème initialement exprimée est que la quantité planifiée n’a pas été réalisée. En creusant sur les conséquence, l'animateur pose la question de pourquoi est-ce un problème ? Il détermine, suite à cela, que les trois dernières pièces du lot ne peuvent pas être réalisées en raison d’un outil cassé. Seulement 97 pièces ont été réalisée alors que l’ordre de fabrication était de 100 pièces. En posant une nouvelle fois la question de pourquoi est-ce un problème, il comprend que la logistique avait exprimé un besoin de 100 pièces. Après un nouveau round de question, il comprend que en réactualisant les besoins, la logistique indique que le besoin réel de produits finis n'est que de 95 pièces. Or 97 pièces sont disponibles. En conséquence, la réalisation des trois dernières pièces est devenue inutile. En conséquence ce n’est plus un problème.

Ce questionnement sur les effets peut engendrer la disparition du problème. Dans d'autres cas, cela aura l'intérêt de le clarifier.